Voorzieningen en uitleen · 4 min lezen
Materiaal verhuren en uitlenen op de camping: elke fiets, elke kano en elke borg op zijn plek
Gepubliceerd
Veel campings hebben materiaal voor hun gasten: fietsen, kano’s, koelboxen, een barbecue, bordspellen voor regenachtige middagen. En bijna altijd werkt het hetzelfde: een schrift of een blaadje op de balie. Dat gaat goed tot iemand vraagt „is er morgen nog een fiets vrij?”, tot een kano niet op tijd terugkomt of tot je moet onthouden hoeveel borg de gast van plek 23 heeft achtergelaten.
Met doit.camp heeft het materiaal van de camping zijn units, zijn planning en zijn reserveringsdossier, aan de receptie en op de telefoon.
Elke voorziening, met zijn units
De camping voert elke voorziening in en bepaalt hoe die werkt: „Gratis uitlenen” of „Betaalde verhuur”, per dag, per nacht of per uur in rekening gebracht. Ze stelt de tijdvakken voor ophalen en terugbrengen in, of er een borg is en waar het materiaal wordt opgehaald. Banen en andere voorzieningen per uur hebben daarnaast hun openingstijden.
Elke voorziening heeft genummerde units: fiets 1, fiets 2, fiets 3… Ze kunnen vast zijn of alleen voor het seizoen, en een unit kan worden geblokkeerd als hij in de werkplaats staat. Zo is wat je aanbiedt ook echt wat er is.
De voorraad per dag van elke voorziening laat dag voor dag zien hoeveel units vrij zijn, hoeveel er gereserveerd zijn en hoeveel er geblokkeerd zijn.
De gast ziet het zonder langs de receptie te gaan
Gebruikt de camping de Guest App, dan heeft de gast een catalogus van voorzieningen met wat er beschikbaar is tijdens zijn verblijf: hoeveel units er nog zijn of dat het op zijn data uitverkocht is. In het dossier van elke voorziening ziet hij waar het wordt opgehaald, de tijdvakken, de borg, die bij het ophalen aan de balie wordt betaald, en de beschikbaarheid per maand.
Om te reserveren logt hij in en kiest hij; de knop zegt „Reserveren” bij betaalde verhuur of „Lenen” bij gratis uitlenen, en de reservering is bevestigd zodra hij haar verstuurt. Daarna vindt hij haar onder „Mijn verhuur”, waar wat eraan komt en wat bezig is gescheiden staat van wat voorbij is. Is ze gratis of nog niet betaald, dan kan hij haar in de app annuleren tot het ophaalmoment begint.
Elke unit, dag voor dag
In de backoffice laat de unitplanning zien welke fiets of kano elke dag bezet is, per dag of per uur. Een reservering gebruikt van begin tot eind dezelfde unit, en een unit wordt nooit twee keer op dezelfde data toegewezen.
Naast de planning bundelt de balie-agenda de uitgiftes van vandaag en morgen, de retouren van vandaag en de reserveringen die te laat zijn. Zo beantwoord je „wat moet er nog terugkomen?” zonder het schrift door te bladeren.
Komt iemand aan de receptie iets vragen, dan maakt het team een balie-reservering aan: die is meteen bevestigd en er worden vrije units aan toegewezen.
Uitgifte, retour en borg, zonder papier
Elke reservering heeft haar dossier met de volgende stap in beeld: aan de klant uitgeven, de retour registreren of de borg afhandelen. Staat er nog een betaling open, dan wordt er niets uitgegeven voordat die is ontvangen.
De borg wordt aan de balie betaald wanneer de gast het materiaal ophaalt. Bij de retour besluit de receptie: de borg volledig terugbetalen, gedeeltelijk terugbetalen of houden en afsluiten. Het staat in de reservering, niet op een geeltje.
Materiaal dat niet wordt teruggebracht, en als niet-retourneerbaar is gemarkeerd, heeft die stap niet nodig: de reservering gaat vanzelf naar „Bezig” en daarna naar „Afgerond”.
Ook vanaf de telefoon van het team
Met de Staff App en het recht voor voorzieningen ziet wie de balie of de fietsenhut bemant de reserveringen van de week dag voor dag, filtert ze en vindt de reserveringen die te laat zijn. In elk dossier staat dezelfde volgende stap: een betaling registreren, uitgeven met of zonder borg, de retour registreren, de borg afhandelen, markeren dat de gast niet is komen opdagen, of annuleren. Nieuwe reserveringen en de instellingen van de voorzieningen blijven in de backoffice.
Van invoer tot retour
De camping voert de voorziening in; er wordt gereserveerd aan de receptie of, als de camping de Guest App gebruikt, vanaf de telefoon van de gast; het materiaal wordt aan de balie uitgegeven met zijn borg; en de retour wordt geregistreerd, waarbij de borg wordt afgehandeld.
Als het materiaal op jouw camping nog in een schrift staat: weet je nu meteen wat er nog moet terugkomen?
Veelgestelde vragen
Wat voor materiaal kun je beheren?
Elke fysieke voorziening die wordt uitgegeven en teruggebracht: fietsen, kano’s, koelboxen, barbecues of bordspellen. Ook voorzieningen die per uur worden gereserveerd, zoals een tennisbaan, met de bijbehorende openingstijden.
Kun je materiaal gratis uitlenen en ander materiaal tegen betaling verhuren?
Ja. Elke voorziening is „Gratis uitlenen” of „Betaalde verhuur”. Die laatste wordt per dag, per nacht of per uur in rekening gebracht, afhankelijk van wat de camping instelt.
Hoe voorkom je dat dezelfde fiets twee keer wordt uitgeleend?
Elke voorziening heeft genummerde units en een reservering gebruikt dezelfde unit tijdens de hele periode. Een bezette of geblokkeerde unit, bijvoorbeeld een fiets in de werkplaats, wordt op die data niet opnieuw toegewezen.
Hoe werkt de borg?
Heeft de voorziening een borg, dan wordt die aan de balie betaald wanneer de gast het materiaal ophaalt. Bij de registratie van de retour besluit de receptie of de borg volledig, gedeeltelijk of niet wordt terugbetaald, en sluit ze de reservering af.
Kan de gast reserveren vanaf de telefoon?
Gebruikt de camping de Guest App, dan wel. De gast ziet wat er beschikbaar is tijdens zijn verblijf, het dossier van elke voorziening met de ophaalplek en de tijdvakken, en logt in om te reserveren of te lenen. Onder „Mijn verhuur” bekijkt hij zijn reserveringen.
Kan het team de uitgifte vanaf de telefoon beheren?
Ja, met de Staff App en het recht voor voorzieningen. Het team ziet de reserveringen van de week, de reserveringen die te laat zijn en, in elk dossier, de volgende stap: uitgeven, de retour registreren of de borg afhandelen. Nieuwe reserveringen en de instellingen worden gedaan in de backoffice of, voor de gast, in de Guest App.
Zullen we het over jouw camping hebben?
Vertel ons over je camping en we laten je de Guest App zien.
