Risorse e prestiti · 4 min di lettura
Noleggio e prestito di materiale in campeggio: ogni bici, ogni kayak e ogni cauzione al suo posto
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Molti campeggi mettono a disposizione degli ospiti del materiale: biciclette, kayak, borse frigo, un barbecue, giochi da tavolo per i pomeriggi di pioggia. E quasi sempre si gestisce allo stesso modo: un quaderno o un foglio al banco. Funziona finché qualcuno chiede «è rimasta qualche bici per domani?», finché un kayak non rientra all’ora prevista o finché bisogna ricordarsi quanta cauzione ha lasciato il cliente della piazzola 23.
Con doit.camp, il materiale del campeggio ha le sue unità, il suo planning e la sua scheda di prenotazione, alla reception e sullo smartphone.
Ogni risorsa, con le sue unità
Il campeggio registra ogni risorsa e decide come funziona: «Prestito gratuito» o «Noleggio a pagamento», addebitato per giorno, per notte o a ore. Definisce le fasce di ritiro e di restituzione, se c’è una cauzione e dove si ritira. I campi da gioco e le altre risorse a ore hanno inoltre il loro orario.
Ogni risorsa ha unità numerate: la bici 1, la bici 2, la bici 3… Possono essere permanenti o solo stagionali, e un’unità si può bloccare quando è in officina. Così ciò che si offre è ciò che c’è davvero.
Lo stock giornaliero di ogni risorsa mostra, giorno per giorno, quante unità sono libere, quante prenotate e quante bloccate.
L’ospite lo vede senza passare dalla reception
Se il campeggio usa la Guest App, l’ospite ha un catalogo di risorse con ciò che è disponibile per il suo soggiorno: quante unità restano o se è esaurito nelle sue date. Nella scheda di ogni risorsa vede dove si ritira, le fasce orarie, la cauzione, che si paga al banco al momento del ritiro, e la disponibilità mese per mese.
Per prenotare, accede e sceglie; il pulsante dice «Prenota» se è a pagamento o «Prendi in prestito» se è gratuito, e la prenotazione è confermata al momento dell’invio. Poi la ritrova in «I miei noleggi», con le prenotazioni prossime e in corso separate da quelle passate. Se è gratuita o non ancora pagata, può annullarla dall’app fino all’inizio del ritiro.
Ogni unità, giorno per giorno
Nel back-office, il planning delle unità mostra quale bici o quale kayak è occupato ogni giorno, per giorni o per ore. Una prenotazione usa la stessa unità dall’inizio alla fine, e un’unità non viene assegnata due volte nelle stesse date.
Accanto al planning, l’agenda del banco riunisce le consegne di oggi e di domani, le restituzioni di oggi e le prenotazioni in ritardo. È la risposta a «cosa manca ancora?» senza sfogliare il quaderno.
Quando qualcuno si presenta alla reception a chiedere qualcosa, lo staff crea una prenotazione al banco: è confermata subito e vengono assegnate unità libere.
Consegna, restituzione e cauzione, senza carta
Ogni prenotazione ha la sua scheda con il passo successivo ben visibile: consegnare al cliente, registrare la restituzione o risolvere la cauzione. Se c’è qualcosa ancora da pagare, il materiale non si consegna finché non è stato incassato.
La cauzione si incassa al banco quando l’ospite ritira il materiale. Alla restituzione, la reception decide: restituirla tutta, restituirne una parte o trattenerla e chiudere. Resta annotato nella prenotazione, non su un post-it.
Il materiale che non si restituisce, quello segnato come non restituibile, non ha bisogno di questo passaggio: la sua prenotazione passa da sola a «In corso» e poi a «Terminata».
Anche dallo smartphone dello staff
Con la Staff App e il permesso sulle risorse, chi sta al banco o nella rimessa delle bici vede le prenotazioni della settimana giorno per giorno, filtra e individua quelle in ritardo. In ogni scheda ha lo stesso passo successivo: registrare un incasso, consegnare con o senza cauzione, registrare la restituzione, risolvere la cauzione, segnare che non si è presentato o annullare. Le nuove prenotazioni e la configurazione delle risorse restano nel back-office.
Dalla registrazione alla restituzione
Il campeggio registra la risorsa; si prenota alla reception o, se il campeggio usa la Guest App, dallo smartphone dell’ospite; si consegna con la sua cauzione al banco; e si registra la restituzione risolvendo la cauzione.
Se nel tuo campeggio il materiale vive ancora in un quaderno, sai in questo momento cosa manca ancora da rientrare?
Domande frequenti
Che tipo di materiale si può gestire?
Qualsiasi risorsa fisica che si consegna e si restituisce: biciclette, kayak, borse frigo, barbecue o giochi da tavolo. Anche le risorse che si prenotano a ore, come un campo da tennis, con il suo orario di apertura.
Si può prestare materiale gratis e noleggiarne altro a pagamento?
Sì. Ogni risorsa è un «Prestito gratuito» o un «Noleggio a pagamento». Quello a pagamento si addebita per giorno, per notte o a ore, secondo la configurazione del campeggio.
Come si evita di prestare due volte la stessa bici?
Ogni risorsa ha unità numerate e una prenotazione usa la stessa unità per tutto il periodo. Un’unità occupata o bloccata, per esempio una bici in officina, non viene riassegnata in quelle date.
Come funziona la cauzione?
Se la risorsa prevede una cauzione, si incassa al banco quando l’ospite ritira il materiale. Alla registrazione della restituzione, la reception decide se restituirla tutta, restituirne una parte o trattenerla, e chiude la prenotazione.
L’ospite può prenotare dallo smartphone?
Se il campeggio usa la Guest App, sì. L’ospite vede cosa è disponibile per il suo soggiorno, la scheda di ogni risorsa con il luogo di ritiro e le sue fasce orarie, e accede per prenotarla o prenderla in prestito. In «I miei noleggi» consulta le sue prenotazioni.
Lo staff può gestire le consegne dallo smartphone?
Sì, con la Staff App e il permesso sulle risorse. Lo staff vede le prenotazioni della settimana, quelle in ritardo e, in ogni scheda, il passo successivo: consegnare, registrare la restituzione o risolvere la cauzione. Le nuove prenotazioni e la configurazione si fanno nel back-office o, nel caso dell’ospite, nella Guest App.
Parliamo del tuo campeggio?
Raccontaci come è il tuo campeggio e ti mostriamo la Guest App.
