Ressources et prêts · 4 min de lecture
Location et prêt de matériel au camping : chaque vélo, chaque kayak et chaque caution à sa place
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Beaucoup de campings mettent du matériel à la disposition des clients : vélos, kayaks, glacières, un barbecue, des jeux de société pour les après-midi de pluie. Et presque toujours, cela se gère de la même façon : un cahier ou une feuille au comptoir. Ça marche jusqu’à ce que quelqu’un demande « reste-t-il un vélo pour demain ? », jusqu’à ce qu’un kayak ne revienne pas à l’heure ou jusqu’à ce qu’il faille se rappeler combien de caution a laissé le client de l’emplacement 23.
Avec doit.camp, le matériel du camping a ses unités, son planning et sa fiche de réservation, à l’accueil comme sur mobile.
Chaque ressource, avec ses unités
Le camping crée chaque ressource et décide de son fonctionnement : « Prêt gratuit » ou « Location payante », facturée par jour, par nuit ou à l’heure. Il définit les créneaux de retrait et de retour, s’il y a une caution et où l’on vient chercher le matériel. Les courts et autres ressources à l’heure ont en plus leurs horaires.
Chaque ressource a des unités numérotées : le vélo 1, le vélo 2, le vélo 3… Elles peuvent être permanentes ou seulement saisonnières, et une unité peut être bloquée quand elle est à l’atelier. Ainsi, ce qui est proposé correspond à ce qui existe vraiment.
Le stock par jour de chaque ressource montre, jour après jour, combien d’unités sont libres, combien sont réservées et combien sont bloquées.
Le client le voit sans passer par l’accueil
Si le camping utilise la Guest App, le client dispose d’un catalogue de ressources avec ce qui est disponible pour son séjour : combien d’unités restent, ou si c’est épuisé sur ses dates. Sur la fiche de chaque ressource, il voit où la récupérer, les créneaux, la caution, qui se règle au comptoir au moment du retrait, et la disponibilité mois par mois.
Pour réserver, il se connecte et choisit ; le bouton indique « Réserver » si c’est payant ou « Emprunter » si c’est gratuit, et la réservation est confirmée dès l’envoi. Ensuite, il la retrouve dans « Mes locations », avec ce qui est à venir et en cours séparé de ce qui est passé. Si elle est gratuite ou non payée, il peut l’annuler depuis l’application jusqu’au début du retrait.
Chaque unité, jour après jour
Dans le back-office, le planning des unités montre quel vélo ou quel kayak est occupé chaque jour, à la journée ou à l’heure. Une réservation garde la même unité du début à la fin, et une unité n’est jamais attribuée deux fois sur les mêmes dates.
À côté du planning, l’agenda du comptoir réunit les remises d’aujourd’hui et de demain, les retours du jour et les réservations en retard. C’est la réponse à « qu’est-ce qui n’est pas encore rentré ? » sans feuilleter le cahier.
Quand quelqu’un se présente à l’accueil pour demander quelque chose, l’équipe crée une réservation au comptoir : elle est confirmée immédiatement et des unités libres lui sont attribuées.
Remise, retour et caution, sans papiers
Chaque réservation a sa fiche, avec l’étape suivante bien visible : remettre le matériel au client, enregistrer le retour ou régler la caution. S’il reste un paiement en attente, le matériel n’est pas remis avant l’encaissement.
La caution est encaissée au comptoir quand le client récupère le matériel. Au retour, l’accueil décide : la rendre en totalité, en rendre une partie ou la retenir et clôturer. Tout est consigné dans la réservation, pas sur un pense-bête.
Le matériel qui n’est pas rendu, celui que l’on marque comme non retournable, n’a pas besoin de cette étape : sa réservation passe toute seule à « En cours » puis à « Terminée ».
Aussi depuis le mobile de l’équipe
Avec la Staff App et l’autorisation sur les ressources, la personne qui tient le comptoir ou la cabane à vélos voit les réservations de la semaine jour par jour, filtre et repère celles qui sont en retard. Sur chaque fiche, elle a la même étape suivante : enregistrer un paiement, remettre le matériel avec ou sans caution, enregistrer le retour, régler la caution, indiquer que le client ne s’est pas présenté ou annuler. Les nouvelles réservations et la configuration des ressources restent dans le back-office.
De la création au retour
Le camping crée la ressource ; on la réserve à l’accueil ou, si le camping utilise la Guest App, depuis le mobile du client ; elle est remise avec sa caution au comptoir ; et le retour s’enregistre en réglant la caution.
Si dans votre camping le matériel vit encore dans un cahier, savez-vous en ce moment ce qui n’est pas encore rentré ?
Questions fréquentes
Quel type de matériel peut-on gérer ?
Toute ressource physique qui est remise puis rendue : vélos, kayaks, glacières, barbecues ou jeux de société. Aussi les ressources que l’on réserve à l’heure, comme un court de tennis, avec ses horaires d’ouverture.
Peut-on prêter du matériel gratuitement et en louer un autre contre paiement ?
Oui. Chaque ressource est un « Prêt gratuit » ou une « Location payante ». La location payante se facture par jour, par nuit ou à l’heure, selon la configuration du camping.
Comment éviter de prêter deux fois le même vélo ?
Chaque ressource a des unités numérotées et une réservation garde la même unité pendant toute sa durée. Une unité occupée ou bloquée, par exemple un vélo à l’atelier, n’est plus attribuée sur ces dates.
Comment fonctionne la caution ?
Si la ressource a une caution, elle est encaissée au comptoir quand le client vient récupérer le matériel. À l’enregistrement du retour, l’accueil décide de la rendre en totalité, d’en rendre une partie ou de la retenir, puis clôture la réservation.
Le client peut-il réserver depuis son mobile ?
Si le camping utilise la Guest App, oui. Le client voit ce qui est disponible pour son séjour, la fiche de chaque ressource avec le lieu de retrait et ses créneaux, puis se connecte pour la réserver ou l’emprunter. Dans « Mes locations », il retrouve ses réservations.
L’équipe peut-elle gérer les remises depuis son mobile ?
Oui, avec la Staff App et l’autorisation sur les ressources. L’équipe voit les réservations de la semaine, celles en retard et, sur chaque fiche, l’étape suivante : remettre le matériel, enregistrer le retour ou régler la caution. Les nouvelles réservations et la configuration se font dans le back-office ou, pour le client, dans la Guest App.
On parle de votre camping ?
Parlez-nous de votre camping et nous vous montrons la Guest App.
