Gidsen · 4 min lezen
Campingsoftware: wat een camping echt nodig heeft en hoe je kiest
Gepubliceerd
Wie zoekt naar „campingsoftware”, verwacht bijna altijd één programma te vinden. In de praktijk draait een camping op meerdere onderdelen die met elkaar moeten samenwerken: het onderdeel voor reserveringen en receptie, het onderdeel dat de gast tijdens het verblijf begeleidt en het onderdeel dat het werk van het team organiseert.
Samen hebben we meer dan 20 jaar ervaring met campingtechnologie van binnenuit: aan de receptie, in support, in ontwikkeling, in product en in management. Deze gids vat samen wat we hebben geleerd over wat een camping echt nodig heeft en wat je het beste kunt vragen voordat je kiest.
Waarom een camping geen hotel is
Veel toeristische software is bedacht met kamers in gedachten. Een camping is iets anders:
- Staanplaatsen en accommodaties tegelijk. Een staanplaats is geen kamer: de grootte, de voorzieningen (stroom, water, schaduw) en de manier van afrekenen verschillen. En ze bestaan naast bungalows, stacaravans of glamping, elk met eigen regels.
- Zeer uitgesproken seizoenen. Hetzelfde team dat in maart rustig werkt, krijgt in augustus tientallen aankomsten in een paar uur. De software moet de piek aankunnen, niet alleen het gemiddelde.
- Eigen voorzieningen. Activiteiten, verhuur van fietsen of banen, zwembad, restaurant, winkel… Een camping is bijna een dorp, en de gast wil weten wat er is en hoe het werkt.
- Een team dat niet achter een balie staat. Onderhoud, schoonmaak en animatie werken verspreid over het hele terrein. Ze hebben de informatie nodig in hun broekzak, niet op een computer bij de receptie.
Daarom schiet een programma dat in een hotel goed werkt op een camping vaak tekort.
De onderdelen van campingsoftware
1. Beheer en receptie
Dit is de basis: reserveringen, de planning van staanplaatsen en accommodaties, aankomsten en vertrekken, betalingen en facturatie, en de administratieve verplichtingen van elk land. Dit noemen we meestal beheersoftware of een PMS. Bijna elke camping heeft er al een.
2. De ervaring van de gast
Alles tussen aankomst en vertrek: waar alles is, welke activiteiten er vandaag zijn, hoe je een baan of een fiets reserveert, wie je waarschuwt als iets niet werkt. Hier past een Guest App: de informatie en diensten van de camping op de telefoon van de gast. Het liefst opent die in de browser, zonder dat de gast nog een app hoeft te downloaden.
3. De weg vinden
Een grote camping is alleen makkelijk te doorkruisen als je hem kent. Een interactieve kaart op basis van de eigen plattegrond van de camping, met een kaartje per voorziening, scheelt de receptie veel vragen.
4. Activiteiten en verhuur
Het animatieprogramma en alles wat wordt uitgeleend of verhuurd, levert veel vragen en veel papieren lijsten op. Als dat op de telefoon staat, met plaatsen en beschikbaarheid in één oogopslag, scheelt dat iedereen tijd.
5. Meldingen en verzoeken
„De koelkast koelt niet”, „er komt geen warm water”. Als de melding telefonisch of mondeling binnenkomt, raakt hij zoek. Een kanaal waarin de gast een melding doet, met foto’s als dat nodig is, en het antwoord ziet, brengt veel orde in het werk.
6. Het werk van het team
Taken voor onderhoud, schoonmaak of het voorbereiden van activiteiten: wie het oppakt, voor wanneer en of het al klaar is. Een app voor het personeel en een planner in de backoffice voorkomen dat opdrachten in losse berichten blijven hangen.
Wat je vraagt voordat je campingsoftware kiest
Stel jezelf deze vragen voordat je beslist, om welk onderdeel het ook gaat:
- Begrijpt het een camping? Staanplaatsen, accommodaties, seizoenen en eigen voorzieningen, niet alleen kamers.
- Werkt het op de telefoon? Voor de gast, zonder downloads. Voor het team, op hun eigen telefoon.
- Past het zich aan jouw manier van werken aan? Statussen, categorieën, rechten per persoon… Elke camping is anders.
- In welke talen? Je gasten komen uit veel landen.
- Kun je stap voor stap beginnen? Niet elke camping heeft alles tegelijk nodig.
- Wie ondersteunt je? In augustus, om tien uur ’s avonds, is het belangrijk dat aan de andere kant iemand zit die de sector kent.
Waar doit.camp past
doit.camp is campingsoftware gemaakt door campingmensen. Vandaag dekt het de onderdelen die meestal buiten de beheersoftware vallen: de ervaring van de gast (Guest App, interactieve kaart, activiteiten, verhuur van middelen en meldingen) en het werk van het team, met takenbeheer in de Staff App en de backoffice.
Elke camping zet de onderdelen aan die hij nodig heeft. Wil je zien hoe ze in jouw camping zouden passen? Vertel ons hoe je werkt.
Veelgestelde vragen
Wat is campingsoftware?
Het is het geheel aan digitale hulpmiddelen waarmee een camping de dagelijkse gang van zaken regelt: reserveringen en receptie, de ervaring van de gast tijdens het verblijf en het werk van het team. Zelden is het één programma: meestal combineert het meerdere onderdelen.
Werkt hotelsoftware ook op een camping?
Meestal schiet het tekort. Een camping verkoopt staanplaatsen en accommodaties tegelijk, werkt met zeer uitgesproken seizoenen en biedt eigen diensten, zoals activiteiten, verhuur of het zwembad, waar een programma dat voor kamers is bedacht niet goed mee overweg kan.
Wat moet ik vragen voordat ik software voor mijn camping kies?
Of het staanplaatsen en accommodaties begrijpt, of de gast het op de telefoon kan gebruiken zonder iets te downloaden, of je team vanaf de telefoon kan werken, in welke talen het werkt, hoe rechten worden ingesteld en wie je ondersteunt als je dat nodig hebt.
Welk deel dekt doit.camp?
doit.camp dekt de ervaring van de gast (Guest App, interactieve kaart, activiteiten, verhuur en meldingen) en het werk van het team (takenbeheer met de Staff App en de backoffice). Elke camping zet de onderdelen aan die hij nodig heeft.
Zullen we het over jouw camping hebben?
Vertel ons over je camping en we laten je de Guest App zien.
